運用で発生する作業
| いつ | やること | JASSOの決まり |
|---|---|---|
| 毎月 | 送金（口座振替なら引き落とし、払込取扱票なら支払い） | 口座振替の振替日は毎月6日（土日祝は翌営業日）。手数料は1件135円（うち消費税12円）で企業負担 |
| 毎年 | 口座振替の支援期間の再登録 | 登録できるのは支援開始年月から最長12か月。過ぎるとスカラKIの「口座振替登録・訂正」から再登録が必要 |
| 登録のたび | 締切までにスカラKIへ登録 | 振替日ごとに登録の締切がある（例：2026年4月6日振替は3月25日、5月7日振替は4月21日） |
| 対象者が増えたとき | スカラKIに氏名・奨学生番号・支援期間・支援額を登録 | 登録内容の誤りは「基金・企業情報確認・変更」または「口座振替登録・訂正」で訂正 |
| 退職・休職のとき | 支援を止める（再開もできる） | 口座振替は支援期間を修正、払込取扱票は発行依頼を中断。企業の送金がなくなると、本人口座からの振替が自動的に再開 |
| 社員の返還状況が変わったとき | 支援できるかを確認 | 返還期限猶予中・減額返還中は原則支援できない。繰上返還を申請中は口座振替で支援できない |
| 年末・決算 | 支援額の記録を経理・給与に渡す | 経理処理の方法は企業に任されている。税の扱いは税務署・税理士に確認 |
出典：JASSO「企業等の奨学金返還支援（代理返還）制度」ページ、同「代理返還に関するQ&A」（2025年3月28日版）Q7・Q11・Q27〜Q31、同「口座振替の登録スケジュール」（2026年3月版）
手間を減らす5つのコツ
1. 台帳を1つにまとめる
スカラKIは送金と登録の窓口で、社内の人事情報とはつながっていません。対象者ごとに「いつから・いくら・いつまで」を1か所で見られる台帳を作ると、入退社や再登録のたびに探し回らずに済みます（項目の例は下の表）。
2. 締切カレンダーを先に作る
口座振替は振替日ごとに登録の締切があります。JASSOが公開している年間の登録スケジュールを、社内のカレンダーにまとめて入れておきます。12か月の期限が来る人には、1〜2か月前に再登録の予定を入れておくと止まりません。
3. 入社・退職の手続きに「代理返還」を1行足す
退職の手続きで支援の中断を忘れると、辞めた人に送金が続きます。入社・退職・休職のチェックリストに「代理返還の登録・中断」を加え、人事の担当者が変わっても漏れないようにします。
4. 送金方法を人数で選ぶ
口座振替は毎月の送金が自動になる代わりに、1件135円の手数料と年1回の再登録がかかります。払込取扱票は、割賦額に満たない額の支援ができず（JASSOのQ&Aによる）、支払いの手間が毎回あります。対象者の人数と、担当者が毎月さける時間で選びます。
5. 年に1回、制度と対象者を見直す
社員が返還期限猶予や減額返還を始めると、その間は原則支援できません。年1回、対象者の返還状況と、支援額・上限・対象条件が今の採用方針に合っているかを確認します。
台帳に持っておきたい項目
| 項目 | なぜ必要か |
|---|---|
| 氏名・社員番号・奨学生番号 | スカラKIの登録と社内の人事情報を結びつけるため |
| 奨学金の種類（第一種・第二種） | JASSOの貸与奨学金が対象のため |
| 月の支援額・支援の上限・支援方法 | 規程どおりの額かを確認し、経理に渡すため |
| 支援開始年月・口座振替の登録期限（12か月） | 毎年の再登録を忘れないため |
| 次の登録締切 | 振替日ごとの締切に間に合わせるため |
| 在籍状況（在籍・休職・退職予定） | 支援の中断・再開を忘れないため |
| 返還状況の変化（猶予・減額返還・繰上返還） | 支援できない期間を把握するため |
| 支援額の累計 | 年末・決算の記録と、本人への説明のため |
Nexpaがお手伝いできること
これから導入する企業
導入支援パッケージ（税込10万円から）で、対象条件の設計、JASSOへの利用申請、補助金の確認までを一緒に進めます。
すでに導入している企業
台帳の管理、締切・再登録のお知らせ、入退社と連動した手続きの漏れ防止を支えるサービスを準備しています。先行登録の企業様に、運用の困りごとを伺いながら作っています。
スカラKIへの入力そのものは、企業ご自身で行っていただく前提です。
よくある質問
代理返還の運用を楽にする専用のツールはありますか？
送金と支援対象者の登録はJASSOの公式システム「スカラKI」で行います。社員の入退社や支援期間・締切の管理はスカラKIの外で行う必要があり、多くの企業は台帳（表計算ソフト）と人事システムで管理しています。Nexpaはこの運用を支えるサービスを準備しています。
口座振替は一度登録すればずっと続きますか？
続きません。JASSOの案内では、口座振替で登録できる支援期間は支援開始年月から最長12か月で、1年を過ぎるとスカラKIの「口座振替登録・訂正」から再登録が必要です。
社員が退職したら何をすればいいですか？
口座振替ならスカラKIの「口座振替登録・訂正」で支援期間を修正し、払込取扱票なら発行依頼を中断します。企業からの送金がなくなると、社員本人の口座からの振替が自動的に再開されます（JASSOのQ&Aによる）。
口座振替の引き落とし日と手数料は？
振替日は毎月6日（土日祝の場合は翌営業日）です。手数料は1件あたり135円（うち消費税12円）で企業負担です（JASSOの案内による）。
支援できない時期はありますか？
JASSOのQ&Aでは、社員が返還期限猶予中・減額返還中の場合は原則として支援できず、繰上返還を申請中の社員には口座振替による支援ができないとされています。
出典
- 日本学生支援機構「企業等の奨学金返還支援（代理返還）制度」 https://www.jasso.go.jp/shogakukin/kigyoshien/index.html
- 日本学生支援機構「企業等の奨学金返還支援（代理返還）に関するQ&A」（2025年3月28日版） PDF
- 日本学生支援機構「口座振替の登録スケジュール」（2026年3月版） PDF
※このページは公開資料をもとに作成した一般的な案内です。手続きの最新の内容はJASSOの案内でご確認ください。税・社会保険の扱いは税理士・社会保険労務士にご確認ください。